Plánujete zavést on-line rezervační systém pro vaše služby, kurzy nebo prostory? Je to vynikající investice, která ušetří spoustu času vám i vašim klientům. Nicméně, stejně jako u tvorby webu nebo e-shopu, i zde platí, že bez řádné přípravy se projekt snadno zkomplikuje. Systém musí přesně kopírovat vaše reálné obchodní procesy. Abychom mohli postavit funkční a efektivní rezervační systém, potřebujeme od vás detailní informace o logice vašeho podnikání.
Definice služeb a kapacit pro rezervační systém
Musíme vědět, co přesně a za jakých podmínek klienti rezervují. Než nám zadáte tvorbu, ujasněte si:
- Přesný seznam služeb: Detailně popište, co nabízíte (např. individuální konzultace, skupinové lekce jógy, pronájem zasedací místnosti).
- Časová kapacita a trvání: Určete délku každé služby (např. 60 minut, 90 minut) a maximální počet účastníků (kapacita).
- Cenová politika: Jaká je cena? Mění se cena podle dne/času? Máte slevy pro studenty, nebo hromadné permanentky? Musíme znát všechny ceníky.
- Časy a dostupnost: Které dny a v jakých hodinách nabízíte rezervace? Máte fixní časy, nebo si klienti volí libovolně? Přesná dostupnost je základ, který ovlivňuje celý rezervační systém.
Pravidla a logika rezervací v systému
Správně nastavená pravidla určují, jak se klienti chovají. Abyste zamezili chaosu a prázdným slotům, potřebujeme znát logiku vašeho podnikání:
- Omezení a včasné rezervace: Jak dlouho dopředu si klienti mohou rezervovat termín (např. minimálně 2 hodiny předem)? A naopak, jak dlouho dopředu jim povolíte rezervovat termíny (např. maximálně na 3 měsíce dopředu)?
- Storno podmínky: Jaká pravidla platí pro zrušení a přesunutí rezervace? Je storno zdarma do 24 hodin, nebo platíte storno poplatek? Rezervační systém musí tato pravidla automaticky vynucovat.
- Závislosti: Podmiňuje rezervace jedné služby nutnost rezervace jiné (např. musíte si zarezervovat trenéra i hřiště)?
Integrace plateb a komunikace s klienty (rezervační systém)
Většina klientů očekává platbu on-line. Zároveň potřebují automatickou komunikaci.
- Platební brány: Vyberte si platební bránu, kterou chcete integrovat (GoPay, Stripe, apod.) a sjednejte s nimi smlouvu. Bude platba předem povinná, nebo volitelná?
- Potvrzení a notifikace: Připravte texty automatických e-mailů (potvrzení rezervace, připomenutí 24 hodin předem, storno). Chcete posílat i SMS? Všechny tyto texty musíte dodat.
- Propojení kalendáře: Chcete, aby se rezervace automaticky propisovaly do vašeho Google nebo Outlook kalendáře? Zjistěte si přístupové údaje, abychom mohli synchronizaci nastavit. Moderní rezervační systém se bez toho neobejde.
Uživatelské role a přístupy pro interní potřeby
Systém nebudou používat jen klienti, ale také vaši zaměstnanci.
- Administrativní role: Kdo bude spravovat systém? Určete role (např. Administrátor s plnými právy, Recepční, Instruktor). Každá role musí mít přesně definované, co smí v systému dělat (např. Instruktoři si mohou blokovat své hodiny, ale nemohou měnit ceny).
- Blokace a správa: Kdo může vkládat volno, měnit kapacitu nebo ručně vytvářet rezervace (např. pro firemní klienty)? Rezervační systém musí mít intuitivní administrativní rozhraní, které usnadní práci vašemu týmu.
Dobře připravené podklady a detailní specifikace všech procesů zkracují tvorbu rezervačního systému a minimalizují nutnost drahých dodatečných úprav.
Chcete implementovat rezervační systém, který přesně odpovídá vašim potřebám? Kontaktujte nás prostřednictvím našeho kontaktního formuláře! Pro inspiraci a novinky z digitálního světa nás sledujte na Instagramu.