I Vy si někdy přejete, aby měl den více hodin, protože se Vám nedaří splnit všechny úkoly, které jste si na ten den naplánovali? Dnes se podíváme na to, jak si správně rozplánovat čas tak, abychom ho využili, co nejefektivněji – time management.
Co je Time Management
Time Management nebo tzv. plánování času, je proces organizace a plánování, tak abyste si rozdělili čas na jednotlivé úkoly.
Schopnosti řízení času jsou důležité, protože Vám pomáhají strukturovat Vaši práci způsobem, který Vám umožní dosáhnout cílů.
Výhody aplikace Time Managementu:
• Větší produktivita a efektivita
• Lepší profesionální pověst
• Méně stresu
• Větší příležitosti k dosažení důležitých životních a kariérních cílů
Co Vám pomůže při efektivním plánování času
Mezi schopnosti řízení času patří množství dovedností, které Vám pomohou dobře si zorganizovat čas. Mezi některé z nejdůležitějších schopností řízení času patří:
Organizovanost
Být organizovaný Vám může pomoci udržet si jasný obraz o tom, co a kdy musíte dokončit. Může to znamenat i to, že si pravidelně aktualizujete kalendář, jste schopni snadno lokalizovat určité dokumenty, máte uklizené prostředí a děláte si podrobné a usilovné poznámky.
Stanovení priorit
Posouzení priorit každé z Vašich odpovědností je klíčem k tomu, abyste byli dobrým manažerem času. Existuje mnoho způsobů, jak upřednostnit to, co musíte dosáhnout. Můžete se rozhodnout dokončit rychlé a jednoduché položky, po nichž budou následovat delší a komplexnější. Případně můžete upřednostnit své úkoly od časově nejcitlivějších nebo od kombinace obou.
Stanovení cílů
Stanovení cílů je prvním krokem k tomu, abyste se stali dobrým manažerem času. Umožňuje Vám jasně porozumět Vašemu konečnému cíli a tomu, co přesně musíte upřednostnit, abyste ho dosáhli. Stanovení krátkodobých i dlouhodobých cílů může vést k úspěchu ve Vaší kariéře.
Komunikace
Komunikace a rozvoj silných komunikačních schopností Vám umožní objasnit své plány a cíle lidem, se kterými pracujete. Umožňuje to i přenesení, což Vám pomůže zaměřit se na dokončení nejdůležitějších a nejrelevantnějších úkolů, které jsou v souladu s Vašimi cíli.
Plánování
Základnou součástí řízení času je plánování. Pokud budete efektivně plánovat svůj den, setkání a způsob, jakým věci dosáhnete, pomůže Vám to dodržet plán.
Delegacie
Být dobrým manažerem času znamená pouze dokončit práci, která Vám a Vaší společnosti pomůže dosáhnout cíle. I když tuto dovednost nejčastěji provádějí manažeři, delegování úkolů si můžete procvičit i když řídíte projekt. Může být často těžké říci „NE“, když Vás někdo požádá, abyste v práci něco udělali, je důležité procvičit si hranice, abyste si dobře spravovali čas a v konečném důsledku dosáhli svých cílů.
Zvládání stresu
Při nácviku dobrého řízení času byste měli dbát i na své duševní zdraví. Pozitivní zvládání stresu Vám může pomoci udržet si motivaci a dobrý výkon při plnění plánu. Můžete to udělat tak, že do svého dne zařadíte malé přestávky, nebo se budete při plnění úkolů odměňovat malými způsoby.
Jak si zlepšit schopnosti řízení času
Udělejte z kalendáře Vašeho nejlepšího přítele. Naplánujte si celý den od rána až do večera. Úkoly v kalendáři si můžete i barevně odlišit. Nezapomeňte však na pravidelné přestávky. Někdy dát si 5 nebo 10 minutovou pauzu Vám pomůže v lepším soustředění se.
Emaily Vám dokáží zabrat velkou část dne. Nemluvě o tom, že když jste soustředěni na projekt, na kterém momentálně pracujete, není nic horšího než neustále kontrolování emailů. Aplikujete systém 3-2-0. Zkontrolujte si maily 3 krát během dne, pokaždé si vyhraďte 20 minut na tento úkon s tím, že na konci dosáhnete číslo 0 v in-boxu.
Management každého dne Vám pomůže dokončit práci včas, udržet si soustředění během důležitých setkání a poskytne Vám prostor na to, abyste byli při svých úkolech kreativní a proaktivní. Mít silné schopnosti řízení času může v konečném důsledku vést k dosažení klíčových cílů a postupu ve Vaší pozici.
